Při zakládání obchodních společností, respektive zahajování podnikatelské činnosti fyzickými osobami, v rámci podávání žádostí o vydání živnostenského oprávnění, je ustanovení odpovědného zástupce vždy z moci úřední kontrolováno pracovníky živnostenských úřadů. Může však dojít k situaci, kdy po nějaké době, z jakéhokoliv důvodu, zanikne smluvní vztah podnikatele k odpovědnému zástupci (zástupce ukončí pracovní poměr u svého zaměstnavatele, uplyne doba, na kterou byla smlouva se zástupcem uzavřena, zástupce zemře, nebo přijde o své kvalifikační předpoklady vykonávat funkci odpovědného zástupce).

Dle příslušného ustanovení živnostenského zákona pak platí, že „přestane-li odpovědný zástupce vykonávat funkci nebo nesplňuje-li podmínky, musí podnikatel nejpozději do 15 dnů ustanovit nového odpovědného zástupce. To neplatí, je-li provozování živnosti pozastaveno nebo oznámí-li podnikatel živnostenskému úřadu, že provozování živnosti je dočasně přerušeno“. Oznámení o ustanovení nového odpovědného zástupce nebo o ukončení výkonu funkce odpovědného zástupce se podává u kteréhokoliv obecního živnostenského úřadu v písemné formě (zpravidla na formuláři), a to osobně, poštou, elektronicky (se zaručeným elektronickým podpisem nebo do datové schránky tohoto úřadu) nebo v zastoupení (na základě plné moci).

Splnění výše uvedené podmínky, resp. povinnosti není radno podceňovat, neboť neustanovením odpovědného zástupce se právnická osoba jako podnikatel nebo podnikající fyzická osoba dopouští přestupku, za který lze uložit pokutu ve správním řízení do výše 100.000,- Kč.

Pro úplnost, informace o ustanovených odpovědných zástupcích lze dohledat na stránkách Ministerstva financí České republiky, a sice: https://wwwinfo.mfcr.cz/ares/ares_es.html.cz.