Dotychczasowy klucz w doborze delegatów na Zgromadzenie Ogólne został zmieniony we wrześniu 2019. Wówczas Rada Przedstawicieli Kongresu Polaków odgłosowała, iż delegaci nie będą wyłaniani wyłącznie za pośrednictwem sejmików gminnych.
Zgodnie z nową ordynacją wyborczą część osób na zgromadzenie zostanie wydelegowana przez instytucje i organizacje zrzeszone w Kongresie Polaków. W ten sposób wyłonionych zostanie 216 delegatów, na sejmikach gminnych zaś 62. Jak podkreślili przedstawiciele Kongresu na spotkaniu z pełnomocnikami gminnymi, które odbyło się w poniedziałek 13 stycznia, podczas organizacji sejmików należy uważać, by delegat reprezentujący określoną miejscowość był zarówno jej mieszkańcem.
Na listy z nazwiskami delegatów Kongres czekał do końca minionego roku. „Organizacje podeszły do tego bardzo odpowiedzialnie, w dodatku Towarzystwo Nauczycieli Polskich i Macierz Szkolna zwróciły się do mnie z prośbą o przekazanie terminów wszystkich sejmików. Chcą, żeby ich członkowie wzięli w nich udział. Tak samo harcerze. Zależy nam, żeby na sejmiku spotkali się członkowie różnych środowisk, by można było porozmawiać o najróżniejszych sprawach”, powiedział w trakcie spotkania Mariusz Wałach, prezes Kongresu Polaków. Fakt iż poszczególne organizacje wykorzystały większość swoich mandatów, określił mianem sukcesu.
Terminy sejmików należało podać do 20 grudnia, jednakże lista nie była kompletna. W związku z tym przedstawiciele Kongresu apelowali o jej uzupełnienie. „Chcemy, by na każdym sejmiku pojawił się przynajmniej jeden przedstawiciel Rady Kongresu, ponadto przy okazji sejmików chcemy zrobić promocję Polaków w danej gminie, dlatego prosimy o podanie terminów, by można było poinformować o tym jak najszersze grono osób”, podkreślił Józef Szymeczek, wiceprezes Kongresu Polaków.
O kwestiach formalnych opowiedziała zebranym Małgorzata Rakowska, przewodnicząca Rady Przedstawicieli Kongresu Polaków. „Na początku sejmiku należy wybrać komisję wyborczą a następnie wcześniej określoną liczbę delegatów oraz zastępcę. Proszę też pamiętać o wyborach pełnomocnika gminnego, jego zastępcy i sporządzeniu dwóch list obecności. Na jednej wpisują się mieszkańcy danej gminy, na kolejnej goście”, podkreśliła Małgorzata Rakowska, która następnie poinformowała o przebiegu pierwszego sejmiku, który odbył się w Trzycieżu. Jak zrelacjonowała, sejmik połączono z noworocznym spotkaniem i zebraniem sprawozdawczym Miejscowego Koła PZKO.
Zebranych interesowała m.in. Karta Polaków, Fundusz Rozwoju Zaolzia i działalność Centrum Coworkingowego w Czeskim Cieszynie. „Ważne jest, by uzmysłowić ludziom sens istnienia Kongresu Polaków. To my sami decydujemy o tym, jak nasze społeczeństwo będzie wyglądało”, podkreśliła.